POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES TRAVEL MANAGEMENT SOLUTIONS S.A.S.
Nombre Comercial: TMS TRAVEL S.A.S. NIT: 901.769.725-0 Fecha de entrada en vigencia: 03 de julio de 2026 1. OBJETO TRAVEL MANAGEMENT SOLUTIONS S.A.S., identificada con NIT 901.769.725-0, en cumplimiento de lo dispuesto por la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas concordantes, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales con el propósito de garantizar la protección de los datos personales de clientes, proveedores, empleados, aliados comerciales, visitantes y cualquier titular cuyos datos sean tratados por la compañía. Esta política establece los lineamientos bajo los cuales TMS TRAVEL recolecta, almacena, utiliza, circula, transmite, transfiere, actualiza, conserva y elimina datos personales. 2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Razón Social: TRAVEL MANAGEMENT SOLUTIONS S.A.S. Nombre Comercial: TMS TRAVEL S.A.S. NIT: 901.769.725-0 Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia. Dirección: CR 76 No. 32B-18 Oficina 204. Teléfono: +57 321 646 5402 Correo electrónico: socialmedia@tmscolombia.co 3. MARCO NORMATIVO La presente política se encuentra fundamentada en las siguientes normas: ● Constitución Política de Colombia (Artículo 15). ● Ley 1266 de 2008 (cuando resulte aplicable). ● Ley 1581 de 2012. ● Decreto 1074 de 2015. ● Circulares y lineamientos expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio. ● Demás normas que modifiquen, adicionen o sustituyan las anteriores. 4. DEFINICIONES Para efectos de esta política se entenderá por: Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable. Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación realizada sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión o supresión. Responsable del Tratamiento: Persona jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento de la información. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable. Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para el tratamiento de sus datos. 5. PRINCIPIOS El tratamiento de datos personales por parte de TMS TRAVEL se realizará conforme a los principios de: ● Legalidad. ● Finalidad. ● Libertad. ● Transparencia. ● Veracidad. ● Calidad. ● Seguridad. ● Confidencialidad. ● Acceso y circulación restringida. 6. DATOS PERSONALES QUE PODRÁN SER TRATADOS Dependiendo del servicio contratado, TMS TRAVEL podrá tratar, entre otros, los siguientes datos: ● Nombres y apellidos. ● Tipo y número de documento. ● Nacionalidad. ● Fecha de nacimiento. ● Sexo cuando sea requerido por aerolíneas o autoridades. ● Dirección. ● Ciudad. ● Departamento. ● País. ● Teléfono. ● Correo electrónico. ● Información tributaria. ● Información para facturación. ● Información de pagos. ● Datos de contacto de emergencia. ● Preferencias de viaje. ● Información laboral para viajes corporativos. ● Información migratoria requerida para reservas internacionales. En caso de ser necesario el tratamiento de datos sensibles, éste se realizará únicamente cuando exista autorización expresa del titular o una obligación legal. 7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO Los datos personales serán tratados para una o varias de las siguientes finalidades: ● Elaboración de cotizaciones. ● Gestión de reservas nacionales e internacionales. ● Expedición de tiquetes aéreos. ● Reserva de hoteles. ● Reserva de cruceros. ● Venta de paquetes turísticos. ● Venta de excursiones. ● Venta de transporte terrestre. ● Gestión de alquiler de vehículos. ● Gestión de seguros de viaje. ● Gestión de asistencias médicas al viajero. ● Trámite de visas cuando aplique. ● Facturación electrónica. ● Cobro de servicios. ● Atención al cliente. ● Atención de peticiones, quejas y reclamos. ● Cumplimiento de obligaciones legales. ● Prevención del fraude. ● Validación de identidad. ● Envío de información relacionada con reservas. ● Confirmaciones de viaje. ● Cambios de itinerarios. ● Recordatorios de viaje. ● Encuestas de satisfacción. ● Campañas comerciales. ● Programas de fidelización. ● Envío de promociones cuando exista autorización del titular. ● Cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y contractuales. ● Automatizar procesos internos mediante herramientas de Inteligencia Artificial. ● Asistir a los usuarios mediante asistentes virtuales. ● Generar recomendaciones personalizadas de viajes y servicios turísticos. ● Mejorar continuamente la calidad del servicio mediante análisis estadísticos y tecnologías de IA. 8. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS Para la adecuada prestación de los servicios turísticos contratados, TMS TRAVEL podrá transmitir o transferir datos personales a proveedores nacionales e internacionales, entre ellos: ● Aerolíneas. ● Hoteles. ● Operadores turísticos. ● Navieras. ● Empresas de transporte. ● Compañías aseguradoras. ● Empresas de asistencia al viajero. ● Centrales globales de reservas (GDS). ● Entidades financieras. ● Pasarelas de pago. ● Autoridades migratorias. ● Autoridades aduaneras. ● Autoridades judiciales o administrativas. ● Proveedores tecnológicos. Cuando la información sea transferida al exterior, dicha transferencia se realizará conforme a la legislación colombiana vigente sobre protección de datos personales. 9. DERECHOS DEL TITULAR Los titulares de los datos personales podrán ejercer los siguientes derechos: ● Conocer los datos personales objeto de tratamiento. ● Solicitar la actualización de sus datos. ● Solicitar la rectificación de información inexacta. ● Solicitar la corrección de datos incompletos. ● Solicitar prueba de la autorización otorgada. ● Conocer el uso dado a sus datos personales. ● Revocar la autorización cuando sea procedente. ● Solicitar la supresión de sus datos personales cuando legalmente sea posible. ● Presentar consultas y reclamos. ● Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. 10. AUTORIZACIÓN La autorización para el tratamiento de datos personales podrá obtenerse mediante: ● Formularios físicos. ● Formularios electrónicos. ● Sitio web. ● Correo electrónico. ● WhatsApp. ● Mensajes de texto. ● Grabaciones telefónicas. ● Contratos. ● Órdenes de servicio. ● Cualquier otro medio que permita conservar prueba de la autorización. 11. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES TMS TRAVEL únicamente tratará datos personales de menores de edad cuando ello sea indispensable para la prestación de servicios turísticos y exista autorización previa del padre, madre o representante legal, respetando siempre el interés superior del menor y sus derechos fundamentales. 12. MEDIDAS DE SEGURIDAD TMS TRAVEL adopta medidas administrativas, técnicas, físicas y organizacionales razonables para proteger los datos personales contra: ● Acceso no autorizado. ● Alteración. ● Divulgación. ● Uso indebido. ● Pérdida. ● Robo. ● Destrucción. ● Manipulación fraudulenta. Todo el personal de la empresa y los terceros que tengan acceso a la información están obligados a mantener la confidencialidad de los datos personales. 13. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política y los términos establecidos por la legislación comercial, tributaria, contractual y demás normas aplicables. 14. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante cualquiera de los siguientes canales: TRAVEL MANAGEMENT SOLUTIONS S.A.S. Dirección: CR 76 No. 32B-18 Oficina 204 Medellín, Antioquia Correo electrónico: socialmedia@tmscolombia.co Teléfono: +57 321 646 5402 Las solicitudes deberán contener: ● Nombre completo del titular. ● Documento de identidad. ● Datos de contacto. ● Descripción clara de la solicitud. ● Documentos soporte cuando sean necesarios. Las consultas y reclamos serán atendidos dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015. 15. USO DE COOKIES El sitio web de TMS TRAVEL podrá utilizar cookies propias y de terceros para: ● Mejorar la experiencia de navegación. ● Recordar preferencias del usuario. ● Obtener estadísticas de uso del sitio web. ● Optimizar el funcionamiento de la plataforma. ● Realizar análisis de tráfico. ● Desarrollar campañas publicitarias y de mercadeo. El usuario podrá configurar su navegador para aceptar, bloquear o eliminar las cookies cuando lo considere conveniente. 16. USO DE HERRAMIENTAS DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL Con el propósito de mejorar la calidad de sus servicios, optimizar procesos internos y ofrecer una mejor experiencia a sus clientes, TRAVEL MANAGEMENT SOLUTIONS S.A.S. (TMS TRAVEL) podrá utilizar herramientas basadas en Inteligencia Artificial (IA) desarrolladas por terceros o por la propia compañía. Estas herramientas podrán ser utilizadas para actividades tales como: ● Atención al cliente mediante asistentes virtuales o chatbots. ● Elaboración de cotizaciones y propuestas comerciales. ● Automatización de respuestas a consultas frecuentes. ● Generación de contenido informativo y promocional. ● Optimización de procesos administrativos. ● Análisis estadístico y generación de reportes. ● Apoyo en la organización y planificación de viajes. ● Personalización de ofertas y recomendaciones de servicios turísticos. Cuando dichas herramientas requieran el tratamiento de datos personales, TMS TRAVEL procurará que dicho tratamiento se realice únicamente para las finalidades autorizadas por el titular y bajo medidas de seguridad razonables, respetando los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables. TMS TRAVEL no utilizará herramientas de Inteligencia Artificial para adoptar decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente los derechos de los titulares sin la intervención humana correspondiente, salvo que exista autorización legal o consentimiento expreso del titular. La empresa podrá utilizar plataformas tecnológicas de terceros para apoyar sus procesos, procurando seleccionar proveedores que implementen estándares adecuados de seguridad, confidencialidad y protección de la información. 17. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA TRAVEL MANAGEMENT SOLUTIONS S.A.S. podrá modificar la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento cuando existan cambios normativos, tecnológicos, administrativos o en los procesos internos de la compañía. Las modificaciones serán publicadas oportunamente en el sitio web oficial y entrarán en vigencia a partir de su publicación. 18. VIGENCIA La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia el 03 de julio de 2026 y permanecerá vigente mientras TRAVEL MANAGEMENT SOLUTIONS S.A.S. realice tratamiento de datos personales y hasta tanto las finalidades para las cuales fueron recolectados hayan sido cumplidas o exista obligación legal de conservar la información. TRAVEL MANAGEMENT SOLUTIONS S.A.S. Nombre Comercial: TMS TRAVEL S.A.S. NIT: 901.769.725-0 Dirección: CR 76 No. 32B-18 Oficina 204, Medellín, Antioquia, Colombia. Teléfono: +57 321 646 5402 Correo electrónico: socialmedia@tmscolombia.co
